Was wird unter einem Dokumenten-Management verstanden?

Mit einem Dokumenten-Management werden elektronische Dokumente datenbankgestützt verwaltet. Digitalisierte, ehemals papiergebundene Schriftstücke können so einfach in elektronischen Systemen verwaltet werden. Nach Dokumenten gesucht werden kann über Attribute wie Dateiendung, Größe, Dateiname oder Änderungsdatum.

Beim datenbankgestützten Dokumentenmanagement hingegen sieht es etwas anders aus. Im Datensatz eines Dokumentes stehen beliebige Felder für Metadaten oder zur Verschlagwortung zur Verfügung. Hier können z.B. numerische Werte wie Auftrags- oder Kundennummer eingegeben werden. Diese so gekennzeichneten Dokumente können dann über Informationsfelder gesucht werden.

Wesentliche Eigenschaften:

• visualisierte Ordnungsstrukturen
• Checkin/Checkout
• Versionierung
• datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Index-gestützten Dokumentensuche

Unsere Partner ARTEC und RHENUS unterstützen Sie beim Handling Ihrer Dokumente.

Haben Sie Interesse am Einsatz eines Dokumenten Management Systems, dann kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich beraten.